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Centre d'aideDocumentation de la plateforme

Centre d'aide — Plateforme KOZAH 3

Bienvenue dans le centre d'aide de la Commune de KOZAH-3. Trouvez ici toutes les informations pour utiliser la plateforme : démarches en ligne, gestion des demandes, paiements, fiscalité et administration.

À qui s'adresse cette documentation ?

Cette documentation est conçue pour tous les utilisateurs de la plateforme :

  • Citoyen — Vous souhaitez effectuer une démarche en ligne, suivre une demande ou gérer votre espace fiscal.
  • Agent municipal — Vous traitez les demandes des citoyens, validez des documents ou gérez des rendez-vous.
  • Administrateur — Vous configurez la plateforme, gérez les services, les taxes, les agents et les paramètres.

Comment utiliser cette aide ?

Utilisez la barre de recherche en haut de la page pour trouver rapidement un sujet, ou parcourez les sections dans le menu de gauche. Chaque section explique une fonctionnalité avec des étapes claires et des exemples concrets.

Premiers pas

Découvrez comment accéder à la plateforme et effectuer votre première action.

1. Accéder à la plateforme

La plateforme KOZAH-3 est accessible depuis votre navigateur web. Vous pouvez l'utiliser sur ordinateur, tablette ou téléphone.

L'adresse du portail citoyen est fournie par la Commune de KOZAH-3. Contactez la mairie si vous ne la connaissez pas.

2. Créer votre compte citoyen

  1. Cliquez sur S'inscrire en haut de la page.
  2. Remplissez le formulaire : nom, prénom, adresse email, mot de passe.
  3. Acceptez les conditions d'utilisation.
  4. Cliquez sur Créer mon compte.
  5. Un email de confirmation vous sera envoyé. Cliquez sur le lien pour activer votre compte.
  6. Un code de vérification par SMS peut également vous être demandé pour sécuriser votre compte.

3. Se connecter

  1. Cliquez sur Connexion en haut de la page.
  2. Saisissez votre adresse email et votre mot de passe.
  3. Cliquez sur Se connecter.
  4. Vous accédez à votre tableau de bord personnel.

4. Comprendre le tableau de bord

Après connexion, vous arrivez sur votre espace personnel. Vous y trouvez :

  • Vue d'ensemble : nombre de demandes, paiements récents, notifications.
  • Demandes : suivi de toutes vos demandes en cours et terminées.
  • Paiements : historique de vos paiements et reçus.
  • Fiscalité : vos déclarations, factures et paiements fiscaux.
  • Notifications : les dernières informations concernant vos démarches.

5. Effectuer votre première action

Pour soumettre votre première demande, suivez ces étapes :

  1. Dans le menu principal, cliquez sur Démarches.
  2. Parcourez la liste des services disponibles.
  3. Sélectionnez le service correspondant à votre besoin.
  4. Remplissez le formulaire de demande.
  5. Joignez les pièces justificatives demandées.
  6. Cliquez sur Soumettre.
Conseil : Vous pouvez sauvegarder une demande en brouillon pour la compléter plus tard avant de la soumettre.

6. Accéder à l'aide

Vous pouvez accéder à ce centre d'aide à tout moment depuis le menu de navigation ou en cliquant sur le lien Aide dans le pied de page du portail.

Mon compte citoyen

Créez et gérez votre compte pour accéder à toutes les services en ligne de la commune.

Créer un compte

Citoyen

Le compte citoyen vous permet d'effectuer des démarches en ligne, de suivre vos demandes et de gérer vos paiements.

  1. Accédez à la page d'inscription depuis le bouton S'inscrire.
  2. Remplissez les champs : nom complet, adresse email, numéro de téléphone, mot de passe.
  3. Confirmez votre mot de passe.
  4. Cliquez sur Créer mon compte.
  5. Un email de confirmation est envoyé à l'adresse indiquée.
Votre compte doit être vérifié par email avant de pouvoir soumettre des demandes. Vérifiez aussi votre boîte de réception (et les courriers indésirables).

Vérification du compte

Lors de votre première connexion, la plateforme vous demandera de vérifier :

  • Votre adresse email — via un lien de confirmation envoyé par email.
  • Votre numéro de téléphone — via un code de vérification envoyé par SMS.

Vous pouvez renvoyer un code si vous ne l'avez pas reçu.

Mot de passe oublié

  1. Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié.
  2. Saisissez votre adresse email.
  3. Cliquez sur Envoyer le lien.
  4. Consultez votre email et cliquez sur le lien de réinitialisation.
  5. Choisissez un nouveau mot de passe et confirmez-le.
Le lien de réinitialisation est valable pendant un temps limité. Si le lien a expiré, demandez-en un nouveau.

Changer son mot de passe

Citoyen Agent

Depuis votre espace personnel, accédez à la section Profil puis utilisez le formulaire de modification du mot de passe.

Soumettre une demande

Comment créer et soumettre une demande administrative en ligne.

Qui peut le faire ?

Citoyen — Tout citoyen inscrit et connecté peut soumettre une demande.

Comment y accéder ?

Menu principal → Démarches

Ou depuis votre espace : Mon espace → Nouvelle demande

Étapes de soumission

  1. Parcourez la liste des services disponibles et sélectionnez celui qui correspond à votre besoin.
  2. Consultez la description du service : délai de traitement, pièces requises, frais éventuels.
  3. Cliquez sur Commencer.
  4. Remplissez le formulaire de demande avec les informations demandées.
  5. Joignez les pièces justificatives en cliquant sur Ajouter un document. Vous pouvez aussi réutiliser des documents déjà téléchargés depuis votre médiathèque.
  6. Vous pouvez sauvegarder la demande en brouillon pour la compléter plus tard.
  7. Lorsque votre demande est prête, cliquez sur Soumettre.

Paiement

Certains services nécessitent un paiement. Si c'est le cas :

  1. Après soumission, vous serez redirigé vers la page de paiement.
  2. Choisissez votre moyen de paiement.
  3. Confirmez le paiement.
  4. Un reçu de paiement sera disponible dans votre espace.

Après la soumission

Une fois la demande soumise, vous recevrez une notification de confirmation. La demande passe ensuite dans la file de traitement de la commune.

Vous pouvez suivre l'avancement de votre demande depuis votre espace ou en utilisant la fonction Suivi disponible sans connexion sur le portail.

Étapes du workflow

Brouillon Soumise Reçue En vérification En traitement Validée Prête pour retrait Retirée Clôturée

Complément demandé

Si l'agent en charge de votre demande a besoin d'informations ou de documents complémentaires :

  1. Vous recevrez une notification avec le détail du complément demandé.
  2. Accédez à votre demande depuis Mon espace → Demandes.
  3. Lisez le message de l'agent.
  4. Joignez les documents ou répondez aux questions demandées.
  5. Cliquez sur Envoyer.
Un délai peut être fixé pour fournir le complément. Passé ce délai, la demande peut être expirée ou rejetée.

Suivre ma demande

Consultez l'état d'avancement de votre demande à tout moment.

Sans être connecté

Depuis le portail principal, cliquez sur Suivre une demande. Saisissez votre numéro de demande pour consulter son statut.

Depuis votre espace

Citoyen

  1. Connectez-vous à votre espace citoyen.
  2. Cliquez sur Demandes dans le menu.
  3. La liste de toutes vos demandes s'affiche avec leur statut actuel.
  4. Cliquez sur une demande pour voir les détails, les messages, les documents et l'historique.

Statuts d'une demande

Voici les statuts que peut prendre une demande :

StatutDescription
BrouillonLa demande est en cours de préparation, pas encore soumise.
La demande a été soumise par le citoyen et attend la réception par la commune.
ReçueLa demande a été reçue par la commune et est en cours de prise en charge.
En vérificationUn agent vérifie les pièces et les informations fournies.
Complément demandéUn agent a demandé des informations ou documents complémentaires.
En traitementLa demande est en cours de traitement par le service compétent.
ValidéeLa demande a été approuvée.
RejetéeLa demande a été rejetée (voir le motif dans les détails).
Prête pour retraitLe document final est prêt. Vous pouvez le retirer ou le télécharger.
ClôturéeLe processus est terminé (document retiré ou téléchargé).
AnnuléeLa demande a été annulée.

Mes paiements

Consultez et effectuez vos paiements pour les services en ligne.

Effectuer un paiement

Citoyen

Lorsqu'un service nécessite un paiement :

  1. Après avoir soumis votre demande, vous serez redirigé vers la page de paiement.
  2. Le montant à payer s'affiche clairement.
  3. Sélectionnez votre moyen de paiement.
  4. Suivez les instructions pour valider le paiement.
  5. Un reçu de paiement est généré et accessible depuis votre espace.

Consulter l'historique

Depuis votre espace : Mon espace → Paiements

Vous y retrouvez tous vos paiements avec leur statut :

  • En attente — Le paiement est en cours de traitement.
  • Payé — Le paiement a été confirmé.
  • Échoué — Le paiement n'a pas abouti. Vous pouvez réessayer.
  • Annulé — Le paiement a été annulé.

Télécharger un reçu

À côté de chaque paiement confirmé, un bouton Télécharger le reçu est disponible.

Mes documents

Accédez aux documents générés par la commune et à votre médiathèque personnelle.

Documents finaux

Citoyen

Lorsqu'une demande est approuvée et que le document final est prêt, vous recevez une notification. Vous pouvez ensuite :

  • Télécharger le document depuis la page de détail de votre demande.
  • Le retirer en personne à la mairie si le retrait physique est requis.

Médiathèque personnelle

Depuis Mon espace → Mes documents, vous accédez à tous les fichiers que vous avez téléchargés. Vous pouvez les réutiliser dans de futures demandes pour ne pas avoir à les re-télécharger.

Ma fiscalité

Consultez vos déclarations fiscales, factures et effectuez vos paiements en ligne.

Accéder à ma fiscalité

Citoyen

Depuis votre espace : Mon espace → Fiscalité

Déclarer une taxe

Si la commune vous a assigné une taxe que vous devez déclarer :

  1. Accédez à la section Fiscalité.
  2. La liste des taxes disponibles s'affiche.
  3. Sélectionnez la taxe à déclarer.
  4. Remplissez le formulaire de déclaration (montant déclaré, période concernée, etc.).
  5. Cliquez sur Soumettre la déclaration.

Payer une facture

Consultez vos factures et payez-les directement en ligne :

  1. Accédez à vos déclarations.
  2. Sélectionnez une déclaration avec une facture impayée.
  3. Cliquez sur Payer.
  4. Choisissez votre moyen de paiement et confirmez.
  5. Le reçu de paiement est disponible immédiatement.

Exemple de calcul

Pour une taxe calculée au mètre carré :

Taux : 2 000 FCFA/m²
Surface de l'emplacement : 4 m²
Calcul : 2 000 × 4 = 8 000 FCFA
Montant de la facture : 8 000 FCFA

Rendez-vous

Planifiez et gérez vos rendez-vous avec les services de la commune.

Demander un rendez-vous

Citoyen

Pour certaines demandes, un rendez-vous peut être nécessaire :

  1. Depuis la page de votre demande, cliquez sur Demander un rendez-vous.
  2. Les créneaux disponibles s'affichent.
  3. Sélectionnez la date et l'heure souhaitées.
  4. Confirmez la prise de rendez-vous.

Annuler un rendez-vous

Vous pouvez annuler un rendez-vous depuis Mon espace → Rendez-vous en cliquant sur Annuler à côté du rendez-vous concerné.

Pensez à annuler dans les délais si vous ne pouvez pas vous présenter.

Statuts des rendez-vous

StatutDescription
PlanifiéLe rendez-vous est fixé et en attente.
ConfirméLe rendez-vous a été confirmé par la commune.
EffectuéLe rendez-vous a eu lieu.
AnnuléLe rendez-vous a été annulé.
AbsentVous ne vous êtes pas présenté au rendez-vous.

Notifications

Restez informé de l'avancement de vos démarches.

Consulter les notifications

Citoyen

Depuis Mon espace → Notifications, vous retrouvez toutes les notifications liées à vos activités sur la plateforme.

  • Confirmation de soumission de demande
  • Changement de statut d'une demande
  • Demande de complément d'un agent
  • Confirmation de paiement
  • Rappel de rendez-vous
  • Nouvelle facture disponible

Gestion des notifications

  1. Cliquez sur une notification pour la marquer comme lue et accéder à la page concernée.
  2. Utilisez le bouton Tout marquer comme lu pour effacer toutes les notifications non lues.

Mon profil

Gérez vos informations personnelles et la sécurité de votre compte.

Modifier son profil

Citoyen

  1. Accédez à Mon espace → Profil.
  2. Modifiez les souhaitées (nom, téléphone, etc.).
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Changer son mot de passe

  1. Dans la section Profil, trouvez le formulaire de modification du mot de passe.
  2. Saisissez votre mot de passe actuel.
  3. Saisissez le nouveau mot de passe et confirmez-le.
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Connexion agent

Comment se connecter à l'interface de gestion du portail citoyen.

Qui peut le faire ?

Agent municipal Administrateur

Connexion

  1. Accédez à l'adresse de connexion du back-office du portail.
  2. Saisissez votre adresse email et votre mot de passe.
  3. Cliquez sur Se connecter.
  4. Un code de vérification à deux facteurs (2FA) vous sera envoyé par SMS ou email.
  5. Saisissez le code et validez.
Le code de vérification expire après un certain temps. Si vous ne l'avez pas reçu, cliquez sur Renvoyer le code.

Accès refusé

Si vous n'arrivez pas à vous connecter, vérifiez que :

  • Votre compte agent est actif (contactez l'administrateur).
  • Vous utilisez la bonne adresse email.
  • Vous n'avez pas dépassé le nombre de tentatives autorisées.

Tableau de bord

Vue d'ensemble des activités du portail citoyen pour les agents et administrateurs.

Accéder au tableau de bord

Agent Administrateur

Après connexion, le tableau de bord s'affiche automatiquement. Il présente :

  • Le nombre de demandes en attente de traitement.
  • Les demandes qui vous sont affectées.
  • Les demandes nécessitant un complément.
  • Les rendez-vous du jour.
  • Les statistiques récentes.

Traitement des demandes

Comment consulter, traiter et valider les demandes des citoyens.

Consulter les demandes

Agent Administrateur

Menu → Demandes

Vous pouvez filtrer les demandes par :

  • Toutes les demandes — Liste complète.
  • À traiter — Demandes en attente de traitement.
  • Mes dossiers — Demandes qui vous sont affectées.
  • Compléments attendus — Demandes où le citoyen doit fournir des informations.
  • Prêtes pour retrait — Documents finalisés, en attente de retrait.
  • Archives — Demandes clôturées ou expirées.

Traiter une demande

  1. Ouvrez la demande en cliquant dessus.
  2. Consultez les informations fournies par le citoyen.
  3. Vérifiez les pièces justificatives. Vous pouvez accepter ou refuser chaque pièce.
  4. Si des informations manquent, cliquez sur Demander un complément et rédigez un message précis.
  5. Lorsque tout est conforme, changez le statut vers En traitement.
  6. Une fois le traitement terminé, validez la demande (Approuver) ou rejetez-la (Rejeter) en indiquant le motif.

Exporter les demandes

Un bouton d'export CSV est disponible pour télécharger la liste des demandes filtrées.

Envoyer un message au citoyen

Lorsque vous demandez un complément, vous pouvez rédiger un message détaillé. Le citoyen recevra une notification et pourra répondre directement depuis son espace.

Conseil : Soyez précis dans vos demandes de complément pour réduire les allers-retours avec le citoyen.

Gestion des documents

Vérifiez les pièces jointes et générez les documents finaux.

Vérifier les pièces jointes

Agent Administrateur

Pour chaque pièce jointe d'une demande :

  1. Téléchargez et examinez le document.
  2. Cliquez sur Valider si le document est conforme.
  3. Ou cliquez sur Refuser en indiquant le motif si le document est invalide.

Générer un document final

Lorsque la demande est approuvée, vous pouvez générer le document final (attestation, certificat, autorisation, etc.) :

  1. Depuis la page de la demande, cliquez sur Générer le document final.
  2. Le document est créé et mis à disposition du citoyen.
  3. Le citoyen est notifié et peut le télécharger.

Affectations

Affectez les demandes aux agents et services compétents.

Affecter une demande

Administrateur ou agent ayant la permission d'affectation.

  1. Depuis la liste des demandes, cliquez sur la demande à affecter.
  2. Cliquez sur Affecter.
  3. Sélectionnez le service municipal et/ou l'agent responsable.
  4. Confirmez l'affectation.

Gestion des rendez-vous

Créez des créneaux et planifiez les rendez-vous pour les citoyens.

Créer des créneaux

Administrateur ou agent avec la permission de gestion des rendez-vous.

  1. Accédez à Gestion → Rendez-vous.
  2. Cliquez sur Créer un créneau.
  3. Définissez la date, l'heure de début et de fin, le nombre de places.
  4. Enregistrez le créneau.

Planifier un rendez-vous pour une demande

  1. Depuis la page d'une demande, cliquez sur Planifier un rendez-vous.
  2. Sélectionnez un créneau disponible.
  3. Le citoyen sera notifié du rendez-vous.

Mettre à jour le statut

Vous pouvez confirmer, marquer comme effectué, annulé, ou absent pour un rendez-vous depuis la page de gestion.

Paiements

Enregistrez et consultez les paiements effectués pour les services.

Consulter les paiements

Agent Administrateur

Gestion → Paiements services

La liste de tous les paiements enregistrés s'affiche avec les détails.

Enregistrer un paiement au guichet

Si un citoyen paie en espèces ou par un moyen hors ligne :

  1. Depuis la page de la demande, cliquez sur Enregistrer un paiement.
  2. Saisissez le montant payé.
  3. Sélectionnez le moyen de paiement (guichet, mobile money hors ligne, virement, chèque).
  4. Validez l'enregistrement.

Télécharger un reçu

Un reçu peut être généré et téléchargé pour chaque paiement enregistré.

Services administratifs

Créez et configurez les services proposés sur le portail citoyen.

Qui peut le faire ?

Administrateur avec la permission de gestion des services.

Créer un service

Menu → Services → Services administratifs → Ajouter un service

  1. Renseignez le nom du service (ex: Attestation de résidence).
  2. Le slug est généré automatiquement (URL-friendly).
  3. Ajoutez une description détaillée.
  4. Définissez le service municipal responsible.
  5. Définissez la catégorie du service.
  6. Indiquez le frais le cas échéant.
  7. Indiquez le délai de traitement en jours.
  8. Configurez les options : présence physique requise, rendez-vous requis, paiement en ligne autorisé, téléchargement autorisé.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer le formulaire

Chaque service possède un formulaire avec des champs personnalisables :

Type de champDescription
TexteChamp de texte court (nom, prénom…)
Zone de texteTexte long (description, commentaire…)
NombreChamp numérique
TéléphoneNuméro de téléphone
EmailAdresse email
DateSélecteur de date
HeureSélecteur d'heure
Date et heureSélecteur combiné
Liste déroulanteSélection parmi des options prédéfinies
Choix uniqueBoutons radio
Choix multiplesCases à cocher
Liste multi-sélectionChoix multiple parmi des options
AdresseChamp d'adresse
FichierTéléversement de fichier
Groupe répétableGroupe de champs répétables (ex: liste de personnes)

Pièces requises

Définissez les documents que le citoyen doit joindre pour chaque service (carte d'identité, justificatif de domicile, photo, etc.).

Versionner un service

Les modifications d'un service passent par un système de versions :

  1. Créez une nouvelle version du service.
  2. Modifiez les champs, pièces ou paramètres.
  3. Publiez la version pour la rendre visible sur le portail.
  4. L'ancienne version est archivée automatiquement.
Seule une version publiée à la fois est visible par les citoyens. Les demandes en cours continuent d'utiliser la version au moment de leur soumission.

Référentiels

Gérez les catégories, services municipaux et types de documents.

Catégories

Administrateur — Permission : referentials.manage

Les catégories regroupent les services par thème (état civil, urbanisme, fiscalité, etc.).

  1. Accédez à Services → Catégories.
  2. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle catégorie.
  3. Renseignez le nom et la description.
  4. Enregistrez.

Services municipaux

Liste des services internes de la mairie (état civil, service financier, service technique, etc.).

Ces services sont assignés aux agents et aux services administratifs pour le routage des demandes.

Types de documents

Définissez les types de documents que la commune peut générer ou demander (attestation de résidence, certificat de naissance, autorisation, etc.).

Taxes et tarifs

Créez et configurez les taxes communales, leurs modes de calcul et leur facturation.

Qui peut le faire ?

Administrateur — Permission : taxes.manage

Créer une catégorie de taxe

Recettes communales → Catégories de recettes

  1. Cliquez sur Ajouter.
  2. Saisissez le nom de la catégorie (ex: Taxe sur le domaine public, Taxe sur les marchés…).
  3. Activez ou désactivez la catégorie.
  4. Enregistrez.

Créer une taxe

Recettes communales → Taxes et tarifs

  1. Cliquez sur Ajouter une taxe.
  2. Renseignez le nom et la description.
  3. Sélectionnez la catégorie de recette.
  4. Choisissez le mode de calcul.
  5. Définissez le montant de base ou la configuration de calcul.
  6. Définissez la fréquence de facturation.
  7. Configurez les options : paiement en ligne, paiement au guichet, validation agent requise, visible publiquement, déclaration citoyenne autorisée, facturation automatique.
  8. Enregistrez.

Modes de calcul

ModeDescriptionExemple
Montant fixe Un montant forfaitaire ne dépendant d'aucun paramètre. 5 000 FCFA par déclaration
Par unité Le montant est multiplié par le nombre d'unités déclarées. 500 FCFA/unité × 10 unités = 5 000 FCFA
Par jour Le montant est multiplié par le nombre de jours. 200 FCFA/jour × 15 jours = 3 000 FCFA
Par m² Le montant est multiplié par la surface en mètres carrés. 2 000 FCFA/m² × 4 m² = 8 000 FCFA
Barème par tranche Des tranches de valeurs avec des taux différents. Configuré via le champ de configuration
Montant saisi par agent Le montant est évalué et validé manuellement par un agent. L'agent saisit le montant après vérification

Fréquences de facturation

FréquenceDescription
PonctuelleUne seule facture, sans récurrence.
JournalièreFacture générée chaque jour.
MensuelleFacture générée chaque mois.
TrimestrielleFacture générée chaque trimestre.
AnnuelleFacture générée chaque année.

Pénalités

Vous pouvez configurer des pénalités pour les retards de paiement :

  • Aucune — Pas de pénalité.
  • Montant fixe — Un montant forfaitaire ajouté en cas de retard.
  • Pourcentage — Un pourcentage du montant de la facture ajouté en cas de retard.

Exemple concret

Taxe : Patente marché
Mode : Par m²
Taux : 2 000 FCFA/m²
Contribuable : Marchand avec un emplacement de 4 m²
Calcul : 2 000 × 4 = 8 000 FCFA
Facture générée : 8 000 FCFA

Contribuables

Enregistrez et gérez les contribuables et leurs associations aux taxes.

Qui peut le faire ?

Administrateur — Permission : taxes.manage

Types de contribuables

TypeDescription
Personne physiqueUn individu.
CommerçantUn commerçant opérant dans la commune.
EntrepriseUne société ou entreprise.
AssociationUne organisation associative.
Occupant du domaine publicUne personne occupant une partie du domaine public.
ExploitantUn exploitant commercial ou industriel.

Types d'identifiants

  • Carte d'identité — Numéro de carte nationale d'identité.
  • NIF — Numéro d'identification fiscale.
  • RCCM — Registre du Commerce et du Crédit Mobilier.
  • Numéro de place au marché — Numéro d'emplacement dans un marché.
  • Référence interne mairie — Numéro interne de la commune.

Créer un contribuable

Recettes communales → Contribuables → Ajouter

  1. Renseignez les informations personnelles (nom, prénom, téléphone, email, adresse).
  2. Sélectionnez le type de contribuable.
  3. Sélectionnez le type et numéro d'identifiant.
  4. Associez un marché et un emplacement le cas échéant.
  5. Enregistrez.

Assigner une taxe

  1. Ouvrez la fiche du contribuable.
  2. Cliquez sur Assigner une taxe.
  3. Sélectionnez la taxe et renseignez les paramètres (surface, quantité, etc.).
  4. La facturation sera générée automatiquement selon la fréquence configurée.

Lier à un marché et emplacement

Si le contribuable occupe un emplacement dans un marché, associez-le lors de la création ou de la modification. La surface de l'emplacement sera utilisée pour le calcul des taxes au m².

Marchés et emplacements

Gérez les marchés municipaux et leurs emplacements.

Gérer les marchés

Administrateur — Permission : taxes.manage

Recettes communales → Marchés et emplacements

  1. Cliquez sur Ajouter un marché pour en créer un nouveau.
  2. Renseignez le nom et la description.
  3. Activez ou désactivez le marché.

Gérer les emplacements

Pour chaque marché, vous pouvez ajouter des emplacements :

  1. Ouvrez la fiche du marché.
  2. Cliquez sur Ajouter un emplacement.
  3. Renseignez le type (étal, boutique, kiosque, domaine public, autre).
  4. Indiquez la surface en m² (utilisée pour le calcul des taxes).
  5. Définissez le statut : disponible, occupé, réservé, suspendu.
  6. Enregistrez.

Types d'emplacements

TypeDescription
ÉtalPlace de marché ouverte.
BoutiqueLocal commercial dans le marché.
KiosqueStructure légère de vente.
Occupation du domaine publicEspace du domaine public occupé.
AutreType non catégorisé.

Statuts des emplacements

  • Disponible — L'emplacement n'est pas attribué.
  • Occupé — Un contribuable y est assigné.
  • Réservé — Réservé en attente d'attribution définitive.
  • Suspendu — L'emplacement est temporairement indisponible.

Déclarations et factures

Gérez les déclarations fiscales, validez, relancez et enregistrez les paiements.

Consulter les factures

Administrateur

Recettes communales → Factures à payer

La liste de toutes les factures émises s'affiche avec leur statut, leur montant et leur date d'échéance.

Valider une déclaration

Lorsqu'un citoyen soumet une déclaration :

  1. Consultez la déclaration depuis Déclarations citoyennes.
  2. Vérifiez les informations déclarées.
  3. Cliquez sur Valider pour approuver la déclaration.
  4. La facture correspondante est générée.

Enregistrer un paiement au guichet

  1. Ouvrez la déclaration concernée.
  2. Cliquez sur Paiement guichet.
  3. Saisissez le montant et le moyen de paiement.
  4. Validez. Le statut de la facture passe à « payé ».

Relancer un contribuable

Si une facture est en retard de paiement, vous pouvez envoyer une relance :

  1. Ouvrez la déclaration concernée.
  2. Cliquez sur Relancer.
  3. Une notification est envoyée au contribuable.

Exonérations

Vous pouvez accorder des exonérations pour certaines déclarations :

  • Personne âgée
  • Personne handicapée
  • Association à but non lucratif
  • Start-up / nouvel entrepreneur
  • Exonération partielle
  • Autre motif

Rapport de recettes

Recettes communales → Tableau de bord recettes

Consultez les statistiques de recettes : total des factures, montants payés, impayés, taux de recouvrement.

Collecte rapide

Enregistrez rapidement un paiement de taxe sans passer par la fiche contribuable.

Utilisation

Administrateur

Recettes communales → Collecte rapide

Cette fonctionnalité est idéale pour les paiements de guichet rapides.

  1. Sélectionnez le contribuable (par nom, téléphone ou identifiant).
  2. Sélectionnez la facture à régler.
  3. Indiquez le montant payé et le moyen de paiement.
  4. Validez. Le paiement est enregistré immédiatement.

Agents municipaux

Gérez les comptes des agents municipaux qui traitent les demandes des citoyens.

Qui peut le faire ?

Administrateur — Permission : agents.manage

Ajouter un agent

Utilisateurs → Agents municipaux → Ajouter un agent

  1. Renseignez les informations : nom, email, téléphone.
  2. Assignez le service municipal de rattachement.
  3. Activez le compte.
  4. Un email d'accès sera envoyé à l'agent avec ses identifiants de connexion.

Renvoyer les accès

Si un agent n'a pas reçu son email d'invitation, vous pouvez renvoyer les accès depuis la liste des agents.

Gérer les agents existants

Vous pouvez modifier les informations d'un agent, activer ou désactiver son compte, et lui assigner un rôle.

Rôles et permissions

Définissez les rôles et les permissions pour contrôler l'accès aux fonctionnalités.

Qui peut le faire ?

Administrateur — Permission : roles.manage

Permissions disponibles

PermissionContrôle l'accès à…
requests.viewConsulter les demandes
requests.assignAffecter les demandes aux agents
services.manageCréer et modifier les services administratifs
documents.verifyVérifier les pièces jointes
documents.finalizeGénérer les documents finaux
appointments.manageGérer les créneaux et rendez-vous
payments.manageGérer les paiements services
taxes.manageGérer taxes, contribuables, marchés, déclarations
agents.manageGérer les comptes agents
roles.manageGérer les rôles et permissions
referentials.manageGérer les catégories, services municipaux, types de documents
audit.viewConsulter l'historique et audit
settings.manageGérer les paramètres de la plateforme

Gérer les rôles

  1. Accédez à Utilisateurs → Rôles et permissions.
  2. Cliquez sur Créer pour ajouter un nouveau rôle.
  3. Donnez un nom au rôle (ex: Agent d'état civil, Responsable fiscal…).
  4. Cochez les permissions correspondantes.
  5. Enregistrez.
  6. Assignez le rôle aux agents souhaités.
Le rôle Administrateur donne accès à toutes les fonctionnalités automatiquement.

Historique et audit

Consultez l'historique des actions effectuées sur la plateforme.

Consulter l'audit

Administrateur — Permission : audit.view

Menu → Historique et audit

Le journal d'audit enregistre les actions importantes :

  • Connexions et déconnexions
  • Créations et modifications de demandes
  • Changements de statut
  • Affectations
  • Paiements enregistrés
  • Modifications de configuration

Paramètres

Configurez les paramètres généraux et les intégrations de la plateforme.

Qui peut le faire ?

Administrateur — Permission : settings.manage

Paramètres généraux

Configuration → Paramètres généraux

Configurez les informations générales de la plateforme :

  • Nom de l'institution
  • Nom du portail
  • Adresse, téléphone, email de contact
  • Horaires d'ouverture
  • Message de maintenance
  • Message de support
  • Note de pied de page
  • Inscription citoyenne activée/désactivée
  • Mode maintenance

Intégrations

Configuration → Intégrations

Configurez les services externes :

  • KPrimePay — Passerelle de paiement en ligne. Renseignez les clés API pour activer le paiement par mobile money et carte bancaire.
  • KPrimeSms — Service d'envoi de SMS pour les notifications et vérifications téléphoniques.

Statuts et étapes

Référence complète des statuts utilisés dans la plateforme.

Statuts des demandes

StatutLibelléDescription
draftBrouillonDemande en cours de rédaction par le citoyen.
SoumiseDemande soumise par le citoyen, en attente de réception.
receivedReçueDemande reçue par la commune.
under_reviewEn vérificationVérification des pièces et informations par un agent.
awaiting_complementComplément demandéEn attente d'informations complémentaires du citoyen.
in_processEn traitementEn cours de traitement par le service compétent.
approvedValidéeDemande approuvée.
rejectedRejetéeDemande rejetée.
ready_for_pickupPrête pour retraitDocument final prêt.
picked_upRetiréeDocument retiré par le citoyen.
closedClôturéeDemande terminée.
cancelledAnnuléeDemande annulée.
expiredExpiréeDemande expirée (délai dépassé).

Statuts des paiements

StatutLibellé
pendingEn attente
paidPayé
failedÉchoué
cancelledAnnulé
refundedRemboursé

Statuts des pièces jointes

StatutLibellé
pendingÀ vérifier
acceptedValidée
rejectedRefusée
replacedRemplacée

Statuts des rendez-vous

StatutLibellé
scheduledPlanifié
confirmedConfirmé
completedEffectué
cancelledAnnulé
no_showAbsent

Moyens de paiement

Référence des moyens de paiement disponibles.

Paiement en ligne

  • KPrimePay — Mobile Money (Orange Money, MTN Mobile Money, Moov Money, etc.) et carte bancaire via la passerelle KPrimePay.

Paiement hors ligne (guichet)

  • Guichet / espèces — Paiement en espèces au guichet de la mairie.
  • Mobile money hors ligne — Paiement par mobile money enregistré manuellement par l'agent.
  • Virement bancaire — Transfert bancaire.
  • Chèque — Paiement par chèque.
  • Autre moyen — Tout autre moyen de paiement.

Questions fréquentes

Trouvez rapidement les réponses aux questions les plus courantes.

Compte et connexion

Comment créer un compte ?

Cliquez sur S'inscrire en haut de la page du portail. Remplissez le formulaire avec votre nom, email et mot de passe, puis confirmez votre email.

J'ai oublié mon mot de passe, que faire ?

Cliquez sur Mot de passe oublié sur la page de connexion, saisissez votre email, et suivez les instructions dans l'email de réinitialisation.

Je n'ai pas reçu l'email de confirmation, que faire ?

Vérifiez votre dossier de courriers indésirables (spam). Si vous ne trouvez rien, reconnectez-vous et demandez un renvoi de l'email de vérification.

Demandes

Comment suivre ma demande ?

Depuis votre espace citoyen, accédez à Demandes. Vous pouvez aussi utiliser la fonction Suivre une demande sur le portail sans être connecté.

Comment savoir si ma demande a été approuvée ?

Vous recevrez une notification. Consultez aussi le statut de la demande depuis votre espace.

Pourquoi m'a-t-on demandé de fournir des informations complémentaires ?

L'agent en charge de votre demande a identifié des informations ou documents manquants. Consultez le message dans la page de votre demande et fournissez ce qui est demandé dans le délai indiqué.

Puis-je modifier ma demande après l'avoir soumise ?

Non, une demande soumise ne peut plus être modifiée directement. Si des corrections sont nécessaires, contactez l'agent via le système de messages de la demande.

Paiements

Comment effectuer un paiement ?

Après avoir soumis une demande nécessitant un paiement, suivez les instructions sur la page de paiement. Vous pouvez payer par mobile money ou carte bancaire via KPrimePay.

Comment télécharger mon reçu ?

Depuis votre espace, accédez à Paiements ou à la page de la demande concernée. Le bouton Télécharger le reçu est disponible à côté de chaque paiement confirmé.

Fiscalité

Où puis-je voir mes factures ?

Depuis votre espace, accédez à Fiscalité. Les factures générées et les paiements associés y sont listés.

Comment savoir combien de taxe je dois payer ?

Le montant est calculé automatiquement en fonction du type de taxe, de la surface de votre emplacement ou de la quantité déclarée. Consultez la fiche de la taxe pour les détails.

Pourquoi une facture a-t-elle été générée automatiquement ?

Si la taxe est configurée avec une facturation automatique, les factures sont émises selon la fréquence définie (mensuelle, trimestrielle, annuelle…).

Comment mettre à jour les informations d'un contribuable ?

Les agents administratifs peuvent modifier les informations d'un contribuable depuis la fiche du contribuable dans le back-office.

Notifications

Comment recevoir les notifications ?

Les notifications sont envoyées par email et/ou SMS selon la configuration. Vous pouvez les consulter depuis votre espace dans la section Notifications.

Agents

Je ne peux pas me connecter au back-office, que faire ?

Vérifiez que votre compte agent est actif. Si le problème persiste, contactez l'administrateur de la plateforme pour vérifier votre accès.

Comment accéder au back-office ?

Utilisez l'adresse de connexion du portail back-office fournie par l'administrateur. Vous aurez besoin de votre email et mot de passe agent, ainsi que du code de vérification 2FA.